Ihre revisionssichere E-Mail-Archivierung
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen
Wussten Sie eigentlich, dass Unternehmen seit dem 01.01.2015 gemäß den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) dazu verpflichtet sind, ihre E-Mails revisionssicher zu archivieren, wenn darin geschäftsrelevante Kommunikation enthalten ist, einschließlich geschäftsanbahnender Korrespondenz?
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bezieht sich auf ein Verfahren zur langfristigen Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form. Dabei müssen die Informationen vollständig, auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und vor Verfälschungen geschützt archiviert werden.
Worauf muss bei der Einrichtung einer revisionssicheren Archivierung geachtet werden?
Gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt der Gesetzgeber vor, dass das Archivierungssystem ordnungsgemäß, nachvollziehbar und prüfbar sein muss, und die darin enthaltenen Informationen vollständig sein müssen. Die Sicherheit des Gesamtverfahrens muss gewährleistet sein, und die archivierten Dokumente müssen vor Manipulation geschützt werden. Es ist wichtig, das Archiv durch Backups vor Datenverlust zu sichern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das System haben. Natürlich sind auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um sicherzustellen, dass all diese Anforderungen erfüllt werden.
Wie verträgt sich die Archivierung von E-Mails mit dem Thema Datenschutz?
Wenn in Ihrem Unternehmen die private Nutzung von geschäftlichen E-Mail-Konten erlaubt ist, stellen die neuen Richtlinien eine Herausforderung dar. Mitarbeiter können zwar zustimmen, dass ihre privaten E-Mails archiviert und von autorisierten Personen eingesehen werden dürfen, jedoch können auch externe Kommunikationspartner betroffen sein, die das Recht auf Löschung haben. Dies kann langwierig und kostspielig sein. Daher empfehlen wir ein grundsätzliches Verbot der privaten Nutzung, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Welche Anforderungen stellt eine Archivierungslösung an Ihre Server?
Es gibt verschiedene Lösungen mit unterschiedlichen Anforderungen. Wir empfehlen die Nutzung einer Online-Archivierung wie MR SafeMail. Hier sind die Anforderungen gering, da die Anwendung in einem deutschen Rechenzentrum nach deutschem Datenschutzrecht betrieben wird. Neben der Archivierung werden auch Themen wie Virenschutz, Spamfilter und E-Mail-Ausfallschutz abgedeckt.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, eine zuverlässige und den gesetzlichen Bestimmungen genügende Archivierungslösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln und zu implementieren. Kontaktieren Sie uns noch heute!