KRITIS für den Mittelstand: Lizenzdokumentation
Warum benötigen wir eine Lizenzdokumentation?
Üblicherweise wird dem Käufer bei einem Software-Kauf ein eingeschränktes Nutzungsrecht dieser Software durch den Eigentümer gewährt. Dieses Nutzungsrecht wird in einer Lizenzvereinbarung (EULA) geregelt. Es handelt sich also um einen Lizenzkauf oder auch eine Lizenzmiete ohne Erwerb von Eigentumsrechten an der Software und deren Quellcode. Neben der Lizenz erhält der Käufer häufig auch Installationsmedien oder die Möglichkeit eines Software-Downloads, worüber die Installation und damit die praktische Nutzung der Software ermöglicht werden.
Häufig missverstanden: Besitz von Software bedeutet nicht auch automatisch ein Nutzungsrecht.
Lizenzerwerb ist zwingend erforderlich.
Ohne Lizenz drohen Handlungsverlust durch Software-Abschaltung und hohe Strafen.
Wir gehen von der Nutzung von durchschnittlich etwa 20 Software-Produkten je typischem Office-Arbeitsplatz aus. Um hier den Überblick zu behalten, ist eine vollumfängliche und regelmäßig aktualisierte Dokumentation zwingend erforderlich. Folgende Ziele werden mit einer professionellen Lizenzdokumentation erreicht:
- Kenntnis über eingesetzte Software-Produkte
- Kenntnis über erworbene Software-Lizenzen
- Rechtssicherheit
- Betriebssicherheit
- Vermeidung von Unter-/Überlizenzierung
- Kostenplanung/-reduzierung
- Geschäftsoptimierung
Wie erstellen wir eine Lizenzdokumentation?
Je nach Unternehmensgröße kann das Ermitteln der notwendigen Informationen zur Mammutaufgabe werden. Wirtschaftlich abbilden lässt es sich dennoch, indem beispielsweise der Bestand softwaregestützt automatisiert ermittelt wird und standardisierte Prozesse genutzt werden.
Um eine Lizenzdokumentation zu erstellen, nehmen wir üblicherweise folgende Informationen auf:
- Geräte-/Nutzerbestand
- Softwarebestand
- genutzte/installierte Software
- erworbene Lizenzen
Was verstehen wir unter einer Lizenzdokumentation?
Das Ergebnis des oben beschriebenen Vorgehens kann zum Beispiel aussehen wie folgt:
Diese Informationen sollten wir auswerten, um eine Überlizenzierung (in o.g. Grafik bspw. "Office 2007" mit 4 Stück) oder Unterlizenzierung (in o.g. Grafik bspw. "PC Visit") zu erkennen. Maßnahmen sollten erarbeitet und umgesetzt werden (bspw. Überlizenzierung: Lizenzen künftig verwenden oder gebraucht verkaufen).
Einen Prüfungszyklus sowie Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Kontrolle sollten wir ebenso festlegen wie die Art und Weise der Dokumentation und die Kommunikation der Ergebnisse.
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