KRITIS für den Mittelstand: Lizenzdokumentation
Warum ist eine umfassende Lizenzdokumentation notwendig?
Beim Kauf von Software wird in der Regel ein eingeschränktes Nutzungsrecht gewährt, das in einer Lizenzvereinbarung (EULA) festgehalten ist. Dies bedeutet, dass der Käufer nicht automatisch Eigentumsrechte an der Software und ihrem Quellcode erwirbt. In der Regel erhält der Käufer neben der Lizenz auch Installationsmedien oder die Möglichkeit zum Software-Download, um die Software zu installieren und zu nutzen.
Eine häufige Fehlannahme besteht darin, dass der Besitz von Software automatisch ein Nutzungsrecht beinhaltet. Tatsächlich ist der Erwerb einer Lizenz zwingend erforderlich. Ohne eine gültige Lizenz besteht das Risiko, dass die Software deaktiviert wird, was zu erheblichen Unterbrechungen führen kann. Außerdem können hohe Strafen drohen.
An einem typischen Büroarbeitsplatz werden im Durchschnitt etwa 20 verschiedene Softwareprodukte genutzt. Um den Überblick zu behalten und rechtliche sowie betriebliche Sicherheit zu gewährleisten, ist eine umfassende und regelmäßig aktualisierte Lizenzdokumentation unerlässlich. Eine professionelle Lizenzdokumentation ermöglicht:
- die Kenntnis über alle eingesetzten Softwareprodukte,
- die Verwaltung der erworbenen Softwarelizenzen,
- die Gewährleistung der rechtlichen Compliance,
- die Sicherstellung des reibungslosen Betriebs,
- die Vermeidung von Unter- oder Überlizenzierung,
- die Möglichkeit zur Kostenplanung und -reduzierung sowie
- die Optimierung geschäftlicher Abläufe.
Wie erstellen wir eine effiziente Lizenzdokumentation?
Die Erstellung einer Lizenzdokumentation kann je nach Unternehmensgröße zu einer Herausforderung werden. Dennoch ist sie wirtschaftlich umsetzbar, indem automatisierte Softwareinventarisierungswerkzeuge genutzt und standardisierte Prozesse implementiert werden.
Für die Erstellung einer Lizenzdokumentation erfassen wir in der Regel folgende Informationen:
- Inventar von Geräten und Nutzern
- Softwareinventar, einschließlich genutzter und installierter Software sowie erworbener Lizenzen.
Die dabei gelieferten Informationen dienen dazu, Unter- oder Überlizenzierung zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Bei Überlizenzierung können ungenutzte Lizenzen verwendet oder verkauft werden, während bei Unterlizenzierung zusätzliche Lizenzen erworben werden müssen.
Es ist wichtig, einen Prüfungszyklus festzulegen, Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Überwachung zuzuweisen sowie die Art und Weise der Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse zu definieren. Damit gewährleisten wir eine effiziente Lizenzverwaltung und die Einhaltung aller Lizenzbestimmungen.