Mein 10-Jahres-Archiv nimmt 50 qm Fläche im Keller meines Unternehmens ein. Wo ich mit weiteren Akten hin soll weiß ich nicht. Gibt es da heutzutage keine digitale Lösung für? Die GoBD schreibt mir eine revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungsbelege vor, da reicht doch sicher mein Archivordner in meinem E-Mail-Programm, oder?

Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen gilt schon seit dem 05. Juli 1978 nach Einführung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoS) eine Frist von 10 Jahren. In den 70ern hatte sich niemand Gedanken über Online-Shops oder E-Mail-Rechnungen und den damit zusammenhängenden neuen Möglichkeiten für Fälschungen gemacht. Mehrfache Neuauflagen waren erforderlich.

Seit dem 31.12.2014 sorgt die GoBD für Klarheit, und die obligatorische Archivierung von relevanten Dokumenten wird vorausgesetzt. Die Aufbewahrung von Papierakten ist damit nicht ausgeschlossen oder verboten, wirkt neben den technischen Neuerungen allerdings inzwischen wie ein alter Käfer.

Archivierungssysteme bieten Schnittstellen für bereits in digitaler Form vorhandene sowie für nachträglich digitalisierte (gescannte) Dokumente. Vorteile bringt die Digitalisierung nicht nur bei der revisionssicheren Aufbewahrung, sondern insbesondere bei der Suche nach Unterlagen im Archiv. Dank Volltextsuche und Filtermasken lassen sich Dokumente in Sekunden aus dem Archiv aufrufen. Wenn Sie mögen, auch von jedem Teil der Erde.

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